Auslagerungsstrategie – regulatorisch gefordert, wirtschaftlich wertvoll!

Die Notwendigkeit einer Auslagerungsstrategie

Die Notwendigkeit einer Auslagerungsstrategie ergibt sich aus zwei wesentlichen Aspekten. Der erste Aspekt, der meist als Treiber für eine Auslagerungsstrategie dient, ist die regulatorische Erfordernis. In der MaRisk werden die grundlegenden Anforderungen, im Hinblick auf die Strategieentwicklung, -inhalte, -prozesse und -kommunikation, definiert.

Eine weitere Motivation, zur Entwicklung einer Auslagerungsstrategie, ergibt sich aus den ökonomischen Vorteilen. Institute haben das ökonomische Potenzial von Auslagerungen längst erkannt und nutzen Auslagerungsvarianten zur Steigerung ihrer Effizienz. Zur vollen Ausschöpfung dieses Potenzials ist eine gelebte Auslagerungsstrategie unabdingbar geworden.

Blick in die Praxis

Die Auslagerungsstrategie rückt vermehrt in den Fokus der Prüfer. So wird vonseiten der Aufsicht unter anderem bemängelt, dass die Auslagerungsstrategie nur rudimentär vorhanden ist beziehungsweise keine Ausführungen zur strategischen Ausrichtung in der Geschäftsstrategie vorliegen.

Gibt es ein Strategiedokument, fehlen häufig wesentliche Aspekte oder sie sind nicht ausreichend konkretisiert. Es sollte ein Konkretisierungslevel angestrebt werden, das definierte Ziele qualitativ und quantitativ messbar macht.

Zudem stellt die erfolgreiche Integration eine besondere Hürde dar. Für eine vollumfängliche Integration ist die Kommunikation in alle drei Verteidigungslinien maßgeblich. Darüber hinaus sollten Strategien regelmäßig überprüft und dynamisch an sich ändernden Einflussfaktoren anpassen werden (vgl. Abbildung 1).

Zunehmende ökonomische Bedeutung

Die Institute haben seit Längerem den ökonomischen Wert, der durch Auslagerungen geschaffen werden kann, erkannt. Insbesondere die Ressourceneinsparung hat durch den Fachkräftemangel, der die Institute zwingt, ihre knappen personellen Ressourcen effizient einzusetzen, an Bedeutung gewonnen. Daneben bieten Auslagerungen auch die Chance, die Qualität von Prozessen zu steigern und Zeit einzusparen.

Oftmals wird in der Auslagerung von einzelnen Prozessen die Lösung gesehen. Doch führt mehr Auslagerung auch zwingend zu höherer Effizienz und eine Einsparung an Ressourcen?

Die Praxis zeigt, dass längst nicht jede Auslagerungslösung langfristig wirtschaftlich ist. Gelegenhtlich kann sie sogar zu Behinderungen in den Prozessabläufen führen. Insbesondere die Kerngeschäftsprozesse sind komplex verknüpfte und zeitkritische Abläufe, bei denen ein Fremdbezug auch ein hohes Risiko darstellen kann. Wird beispielsweise Software bezogen, die die Kerngeschäftsprozesse tangiert, kann es bei Ausfällen zu verzögerten Wiederherstellungszeiten kommen. In der Folge kann der gesamte Geschäftsbetrieb behindert werden und ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden entstehen.

In der Make-or-Buy-Entscheidung dient die Auslagerungsstrategie dabei als Leitplanken für den Entscheidungsprozess und fungiert als Kompass für übergeordnete strategische Ziele.

Unsere Best-Practice-Lösung

Die Auslagerungsstrategie leitet sich aus den Zielen und Restriktionen der Geschäftsstrategie ab und ergänzt die IT- und Risikostrategie. Umfang und Inhalt müssen mindestens die Anforderungen des AT 4.2 der MaRisk entsprechen. Somit werden durch die bestehenden Strategien und den regulatorischen Anforderungen die Mindestanforderungen zur Entwicklung der Auslagerungsstrategie gesetzt.

Hierarchisch ist die Auslagerungsstrategie das höchste Dokument im Auslagerungsmanagement und bildet damit den Rahmen für darunterliegende Dokumente, wie zum Beispiel Auslagerungsrahmenrichtlinie, Auslagerungsrichtlinie und weiteren mitgeltende Dokumente (vgl. Abbildung 2).

Die Entwicklung der Auslagerungsstrategie erfolgt institutsindividuell, immer unter Beachtung bestehender Strategien und regulatorischen Mindestanforderungen. Ein beispielhafter Aufbau, der die wesentlichen Aspekte beinhaltet, zeigt Abbildung 3. Die nummerierten Rauten deuten an, auf welche MaRisk Textziffern die einzelnen Kapitel einzahlen können.

Bei der Ausformulierung der Auslagerungsstrategie ist die Frage zu beantworten, welche Ziele mit einer Auslagerung verfolgt werden sollen. Dabei sollten Ziele messbar gestaltet werden und eine verbindliche Zielhöhe mit definierten Toleranzgrenzen vorgeben. Ergänzend zu dem bereits genannten Ressourcenziel kann das Zielportfolio beispielsweise folgende Ziele umfassen:

• Flexibilität,
• Qualität,
• Ertrag,
• Rentabilität,
• Kunden,
• Innovation,
• Struktur,
• Nachhaltigkeit.

Die Auslagerungsgrundsätze geben die geschäftspolitischen Begrenzungen vor und stellen somit das „playing field“ für die Make-or-Buy-Entscheidung. Im konkreten Beispiel könnte aus der IT-Strategie abgeleitet werden, dass vermehrt Cloud Services genutzt werden sollen oder, als begrenzendes Beispiel, Prozesse, die den Kerngeschäftsbereich tangieren, nicht ausgelagert werden dürfen.

Weitere geschäftspolitische Grundsätze die auf das „Playing field“ wirken, sind

• Umfang einer Auslagerung,
• maximal tolerierbare Weiterverlagerungskette,
• Standort des Dienstleisters,
• Zeitpunkt einer Auslagerung oder
• Nachhaltigkeitsaspekte.

Ein Praxisauszug verdeutlicht die möglichen Elemente der Auslagerungsgrundsätze: „Full Outsourcing ist möglich, Multi-Vendor Strategie ist gewünscht – Sole Outsourcing ist untersagt, kein offshore Outsourcing erlaubt, vorrangig soll konzernintern ausgelagert werden, für konzerninterne Auslagerungen ist eine Single-Vendor Strategie vorgesehen.“

Die risikostrategischen Auslagerungsperspektive wird durch die institutsweite Risikostrategie geprägt und nimmt einen signifikanten Einfluss auf das „Playing field“. In dieser Perspektive sollten die wesentlichsten Elemente zu den Risikoarten, der Umgang mit Risiken, der Umgang mit Risikokonzentrationen und der Risikoappetit fixiert werden. Beim Umgang mit Risiken kann das TARA-Prinzip (Transfer/Avoid/Reduce/Accept) eine risikoorientierte Steuerung begünstigen. Dabei gilt es eine Konsistenz zwischen der Auslagerungsstrategie, der Risikotragfähigkeit und des Risikoappetits zu schaffen.

Auslagerungsstrategie – Mehr als ein regulatorisches Erfordernis

Die Daseinsberechtigung einer Auslagerungsstrategie besteht, dank digitaler Transformation, zunehmender Relevanz von Cloud-Services und steigender ökonomische Bedeutung, längst nicht mehr aus rein regulatorischen Aspekten. Mit einer vollumfänglich gelebten Auslagerungsstrategie schaffen es Institute, ihre Prozesse zu optimieren und dabei wertvolle Ressourcen einzusparen. Bei allen Vorteilen von Sourcing-Varianten (Buy) muss durch die Auslagerungsstrategie auch immer die positiven Effekte von Make-Varianten untersucht werden.